Piezas y suministros

El área de Piezas y suministros en UniCMMS es un centro integral de gestión de inventario.
Cubre:

Piezas (Parts) – artículos consumibles utilizados en los Activos
Inventarios (Inventories) – dónde se encuentra físicamente cada pieza
Conjuntos (Sets) – kits de piezas predefinidos
Recuentos cíclicos y programados (Cycle Counts & Scheduled) – auditorías de inventario
Transferencias internas (Internal Transfers) – movimiento de piezas entre sitios

Esta página le ofrece una comprensión de alto nivel de cada submódulo antes de profundizar en las guías paso a paso.

1. Piezas (Parts)

1.1 ¿Qué es una pieza?

Las piezas son componentes consumibles, materiales o piezas de repuesto utilizadas para realizar el mantenimiento de un Activo.

Ejemplo:

Activo: “Motor de cinta transportadora”
Piezas: “Lubricante sintético”, “Tornillos de repuesto”

1.2 Conceptos clave de cantidad

UniCMMS rastrea tres números críticos para cada pieza:

Indicador	Definición
Cantidad disponible	Unidades en estante menos unidades ya reservadas en Órdenes de trabajo abiertas.
Nivel mínimo	El menor número de unidades que desea mantener. Caer por debajo lo expone a riesgo de desabastecimiento.
Nivel máximo	El mayor número de unidades que debe mantener. Superarlo inmoviliza demasiado dinero en inventario.

Estos números impulsan la etiqueta de Estado del stock:

Estado	Lógica del sistema (simplificada)	Significado operativo
Sin stock	Cantidad disponible ≤ 0	Sin existencias. El mantenimiento con esta pieza está bloqueado.
Stock bajo	0 < Cantidad disponible < Nivel mínimo	Está bajo el umbral de seguridad. Pida más de inmediato.
Sobreabastecido	Cantidad disponible > Nivel máximo	Pidió demasiado. Pause las compras hasta que baje el stock.
Normal	Nivel min ≤ Cantidad disponible ≤ Nivel max	Stock equilibrado. No se requiere acción inmediata.

1.3 Cómo se conectan las piezas a otros módulos

Activos – Vincule piezas directamente a activos para que los técnicos sepan exactamente qué usar en cada máquina.
Instalaciones / Ubicaciones – Relacione cada pieza con una instalación y contenedor (ej. Almacén principal – Pasillo 1, Fila 2, Contenedor B4).
Órdenes de trabajo – Cuando se agrega una pieza a una OT, UniCMMS:
- Reserva la cantidad mientras la OT está abierta.
- La registra como consumida al cerrar la OT.

tip: Registre siempre las piezas en la Orden de trabajo Registrar piezas a través de OT mantiene precisa su Cantidad disponible y crea un historial de costos por activo.

2. Inventarios (Inventories)

Existe una diferencia fundamental entre una Pieza y un registro de Inventario:

Una Pieza es el perfil maestro (ej. “Correa en V de alta resistencia”).
Un registro de Inventario es el stock físico de esa pieza en una ubicación específica.

Una misma Pieza puede tener varios registros de inventario (Almacén principal, Depósito satélite, Camioneta del técnico, etc.).

Cada registro de inventario rastrea:

Ubicación de almacenamiento – Instalación, pasillo, fila y contenedor.
Niveles de stock – Cantidad disponible y reservada en esa ubicación.
Valor financiero – Cantidad × precio unitario.
Alertas locales – Umbrales mínimos y máximos locales.

info: Por qué importa el Inventario Las Piezas le dicen qué posee. El Inventario le dice dónde está, cuánto tiene allí y cuánto vale.

3. Operaciones de stock (Ajustes manuales)

Normalmente, UniCMMS actualiza el stock automáticamente cuando se usan piezas en OT.
Sin embargo, el menú Stock Operations permite ajustes manuales controlados:

Operación	Caso de uso típico	Efecto en el stock
Consume	Técnico toma una pieza para reparación rápida sin OT.	Disminuye el stock disponible.
Undo Consume	Se tomó una pieza pero no se usó y se devolvió al estante.	Aumenta el stock disponible.
Receive Items	Registro de nueva entrega de proveedor.	Aumenta el stock y registra costo.
Return to Vendor	Envío de piezas defectuosas o incorrectas al proveedor.	Disminuye el stock disponible.

Las operaciones de stock pueden realizarse desde la lista de Piezas o directamente desde la lista de Inventarios.
Hacerlo desde Inventarios es más seguro porque el sistema ya conoce el contenedor y la ubicación exactos.

4. Conjuntos (Sets / Kits)

Un Conjunto (Set) es un grupo predefinido de piezas que se usan habitualmente juntas para una tarea específica.

Ejemplo de conjunto: “Kit de servicio anual del compresor de aire” que incluye:

1 Filtro de aire
4 Bujías
5 Litros de aceite

Cuando un técnico agrega el Conjunto a una OT, UniCMMS automáticamente:

Extrae cada pieza individual en la cantidad correcta.
Las reserva del inventario activo.

Beneficios:

Creación de OT más rápida.
Menos artículos pequeños olvidados (ej. juntas tóricas, tornillos).
Uso estandarizado de materiales para tareas PM recurrentes.

5. Recuentos cíclicos (Cycle Counts)

5.1 ¿Qué es un recuento cíclico?

Un Recuento cíclico es una auditoría de inventario enfocada en una ubicación o subconjunto de artículos específico.
En lugar de detener las operaciones para un gran inventario anual, audita regularmente segmentos más pequeños.

Objetivos:

Asegurar que el stock digital = stock físico.
Detectar discrepancias por consumo no registrado, artículos mal ubicados o errores de entrada de datos.

5.2 Flujo de estados (Draft → Processing → Completed/Cancelled)

Los recuentos cíclicos pasan por estados controlados:

Estado	Qué significa
Draft	La auditoría está configurada pero no activa. Aún puede agregar/quitar artículos del alcance.
Processing	La auditoría está activa. El inventario en alcance está congelado para garantizar un recuento preciso.
Completed	Todos los artículos fueron contados y reconciliados. El inventario está descongelado.
Cancelled	La auditoría fue abandonada; el inventario se descongela inmediatamente.

warning: Congelación de inventario en Processing Mientras un recuento está en Processing, UniCMMS bloquea temporalmente los movimientos de stock de los artículos auditados para evitar corromper el recuento.

6. Recuentos cíclicos programados (Scheduled Cycle Counts)

Los recuentos programados automatizan la creación de auditorías recurrentes.

Usted define una plantilla como:

Ubicación a auditar (ej. Almacén principal)
Frecuencia (ej. semanal, mensual)
Ventana de vencimiento y responsable
Filtros opcionales (ej. solo “Piezas de alto valor”)

Cuando el programa se activa, UniCMMS:

Crea un nuevo Recuento cíclico en estado Draft.
Rellena automáticamente el alcance del inventario según sus filtros.
Permite al gerente revisar y ajustar la lista antes de pasar a Processing.

Esto mantiene la precisión del inventario sin depender de que alguien recuerde crear auditorías manualmente.

7. Transferencias internas (Entre sitios)

Para organizaciones con múltiples instalaciones, las Transferencias internas le permiten:

Solicitar piezas de otro sitio que tiene excedente.
Mover stock entre ubicaciones sin comprar a un proveedor.

Conceptos clave:

Las Transferencias internas se tratan como transacciones formales con una Solicitud de transferencia.
Los administradores pueden habilitar o deshabilitar el módulo globalmente en Configuración del Tenant.
La Visibilidad de solicitudes entre sitios controla cuántos detalles ven los usuarios sobre transferencias entre otros sitios.

info: Solicitud ≠ Movimiento instantáneo Crear una Solicitud de transferencia no mueve el stock instantáneamente. El sitio de destino debe revisar y cumplir la solicitud antes de que se actualicen los niveles de inventario.

¿A dónde ir después?

Use esta página como mapa del área Piezas y suministros.
Luego, lea las guías detalladas para:

Crear, editar y eliminar Piezas
Crear y gestionar registros de Inventario
Realizar Operaciones de stock
Crear y gestionar Conjuntos
Ejecutar Recuentos cíclicos y Recuentos programados
Configurar y usar las Transferencias internas